このページでは「指示の出し方」について解説します。
「言ったはずなのに伝わっていなかった」「伝えたのに動いてくれない」など部下への指示出しで困っている上司向けです。
よく「５Ｗ１Ｈ（だれが/どこで/いつ/なにを/なぜ/どのように）」を意識して指示を出しましょうと言われます。
たしかに大事なのですが、それだけで部下に指示が伝わっているでしょうか？
指示の出し方がうまい人がやっている行動をまとめました。
さいごまで読むと、自信を持って部下に指示が出せるようになります。
指示の出し方を部下に合わせて変える
伝わる指示の出し方ひとつ目は「指示の出し方を相手に合わせて変える」です。
「指示を伝える」だけなら誰でもできます（ただ言えば良いだけなので）
管理職に求められのは「部下に指示が伝わり行動してもらうこと」です。
同じ会社に務める人間同士でも、考え方や価値観、持っている情報はバラバラです。
ここを意識できるかどうかで、伝えるだけで終わるのか、伝わって部下が行動してくれるかの差が生まれます。
伝わる説明の仕方（ポイント３つ）
・分かりやすい言葉を選ぶ
・分かりやすい順番で話す
・相手の頭を整理しながら話す
分かりやすい言葉を選ぶ
「分かりやすい言葉」＝「小学生でも分かるよう言葉」というと、ちょっと違います。
この考え方で説明してしまうと、ある人にはわかりやすくても、別の人にはやさしすぎて逆にバカにされているように感じられることもあります。
相手に合わせて言葉を選ぶとは、難しすぎでも簡単すぎてもダメということです。
上司であるあなたがやるべきことは、部下の知識レベルを把握しておくことです。
「指示の出し方」というと「表現の仕方」に目がいきがちですが、指示のうまい人はふだんから部下を観察を良くしています。
日頃から気になったことがあればメモしておきましょう。
管理職のメモの仕方、活かし方について興味がある人は以下のリンク先ページを参考にしてください。
分かりやすい順番で話す
「話し方」といえば「結論から話しましょう」と良く言いますよね。
もちろん、結論から話すことはとても重要です！
しかし、指示が部下に伝わり動いてくれるどうかは、その後の説明の順番しだいです。
一番最悪なのは、思いついたまま話してしまうことです。
「この人の話しは分かりにくい（頭悪そう）」と思われると、部下からの信頼が落ちてしまうので要注意です。
結論（あなたがすべきことは○○です）
理由は３つです
・
・
・
▲月□日までに、○○してください。
なぜ、その指示があるのか理由を伝えることが重要です。
ただ、具体的な理由を長々話すのでなくてポイントを絞ること。
そして「抽象⇒具体」をイメージして、先に「理由は３つです！」と言い切ることが重要です。
相手の頭を整理しながら話す
どんなに注意を払っても話が伝わらないこともあります。
大事なのはタイムリーに修正していくことです。
そのためには、相手がどこまで理解しているかを確認しながら話を進めることが大事です。
「ここまではoｋ？」と、YESかNOの２択で聞くよりも部下に復唱させるほうが効果的です。
★上司であるあなたがやるべきことは、部下の話を聴くことです。
指示のうまい人は質問しながら部下の頭を整理しています。
具体的に指示を出す
伝わる指示の出し方二つ目は「具体的に指示を出す」です。
・数字で具体的に指示する
・形容詞の表現をやめる
数字で具体的に指示する
指示出しで良く使う「締切」「かかる時間」「進捗具合」そして「分量」は、数字を使いましょう。
例えば「締切」
「なるべく早く」では、いつまでか分かりません。
自分は今日中のつもりで伝えても、明日までにやればいいやと部下は思うかもしれません。
じゃあ「木曜日までに出して」ならどうでしょう？
・水曜日の帰りまで？
・木曜日中？
・木曜日の始業前？
・木曜日の定時まで？
・木曜日の帰りまで？
曖昧な表現はコミュニケーションのギャップを生みます。
上司が「あとどのくらいで終わる？」と部下に聞いて「あと少しで終わります」と答えたとします。
上司としては１０分以内かなと思っていたら、部下としては１時間以内のつもりだった。
これでは仕事になりませんよね。
形容詞の表現をやめる
「強気でいけ」「やればできる」など抽象的な表現では部下は困ります。
「こそあど言葉」は使わない
「これ」「それ」「あれ」「どれ」、、、「こそあど言葉」を使うと表現が曖昧になるので勘違いが起きやすくなります。
上司の言う「あれ」と、言われた部下の「あれ」は違うかもしれません。
「こそあど言葉」を使いそうになったら、具体的な表現に変換するようにしましょう。
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