このページでは「管理職のノート術」について解説します。
中間管理職のノートは「部下のため」「自分のため」、この２つを管理するために使います。
「どちらにも共通するノート術」「それぞれの記録の仕方」の順で解説します。
管理職のノート術（４つ）
- 余白をあける
- ノートのサイズは大きめが良い
- 途中でノートが無くなったら？
- 情報は１冊のノートに集める
余白をあける
管理職のノート術ひとつ目は「余白をあけておく」です。
後から思いついたことや進捗状況などを、情報を追加、更新できるように十分な余白を残しましょう。
ぎっしりと情報をノートに詰め込むクセがある人は、左右どちらかのページを空けて書くようにしましょう。
片方には記録、もう片方をフリースペースにします。
ノートのサイズは大きめが良い
管理職のノート術二つ目は「大きめのサイズを選ぶ」です。
自分に加えて部下のことも書き込むので、ノートサイズは大きめがおすすめです！
※ノートを持ち歩くことが多い人にはポケットサイズがおすすめです。
途中でノートが無くなったら？
管理職のノート術三つ目は「次のノートに引き継ぎたい情報が縮小コピーする、付箋に貼り付ける」です。
管理職の場合、プロジェクトの進捗管理や部下の記録など、長期間使う情報を記録することが多くなります。
ノートを切り替えるたびに、それらを持ち歩くのは面倒ですよね。
なので引き継ぎたいページだを縮小して、次のノートに貼り付けましょう。
ちなみに、書く前から重要だと分かっている内容は、ノートではなく付箋に書いて貼っておくと良いです。
そのまま付箋を次のノートに貼り付けられるし、コピーする場合でも重要箇所をすぐ見つけられるメリットがあります。
情報は１冊のノートに集める
プロジェクトや部下の記録など、役割ごとにノートを使い分けると情報が分散して管理しにくくなります。
なので１冊のノートに全ての情報を集めるのがおすすめです。
資料をノートに貼る場合、そのままだとかさばります。
縮小コピーしてから貼り付けると良いです。
部下を成長させるための記録
管理職が部下を育てる目的のひとつが「部下の成長」です。
そのためのノート術をご紹介します。
- 部下の気になったことをメモ
- 自分がアドバイス、指導内容をメモ
- 出来ているかをメモ
- 出来ていない場合の対処法をメモ
「気になったこと」は「部下の強み」と「部下の弱み」に分解できます。
「部下の強み」＝今後も続けてほしいこと。
「部下の弱み」＝すぐにやめてほしいこと。
部下全員の記録を毎日ノートに残す必要はありません。
気になったときだけ書きみます。
部下の強みが気になった場合は（１）
部下の弱みが気になった場合は（１）～（４）までをメモ。
部下の強みが気になったら
「すぐ注意するほどではないが気になった」、もしくは「良く出来ていること」などをメモしておくと、部下から相談があったときに役立ちます。
仕事で悩んでいる時って、自分で考えても全然分からないというケースが多いです。
例えば、「全然成長しているように思えない。（どうしたら成長できるのかな？）」と相談してきた部下に対しては、「今できてること、成長した点を事実ベースで教えてあげる」だけでも参考になると思いませんか？
自分が部下だったら上司にそうしてほしいと思うことをやるために、ふだんから何をしておけば良いのか？
その逆算からノートにメモしておく必要があるという行動が決まります。
部下の弱みが気になったら
部下の人数が増えるほど、自分が誰にいつどんな理由で何を言ったかを管理できなくなります。
人間、１回注意されて即修正出来る人は少ないです。
上司は根気強く部下を指導しなくてはなりません。
ただ、「前にも同じ注意をしている」と自信を持って言える上司でないといけません。
自信がない人は「前にも言ったかもしれないけれども」と前置きしてしまいます。
部下の考えがあっての行動（自分も納得できる場合）も時としてあります。
以前注意したことを忘れて、また同じ説明を部下がすることになったら、どう思うでしょうか？
部下からあなたへの信頼度はガタ落ちですよね。
あなたへの信頼がないと、どんなにためになる話をしても部下には届きません。
部下からの信頼を落とさないためにもノートにメモしておきましょう！
・部下に付け加えてほしいことがある場合
部下に新たに付けてほしい能力がある場合もメモしておくと良いでしょう。
この場合は（１）を省いて（２）～（４）までノートに書き込みます。
自分を成長させるための記録
感じたことや行動を１行日記として記録
業務日報とは別に、個人的な日記としてノートに記録を残して後からの振り返りましょう。
管理職は多忙です。
油断すると時間に追われて業務をこなすだけのルーティーンになり、振り返る余裕がなくなります。
もちろん業務をこなすだけでもそれなりのスキルが身につきます。
しかし、日々自分の行動や感じたことを振り返ることで得られることも多いです。
とはいえ管理職の場合、次から次へと仕事が舞い込んでくるので、その時感じたことや何気ない行動をいちいち覚えていられません。
何気なく感じたことや行動したことに、成長するチャンスや自分を変えるヒントが眠っています。
そこでノートにすぐメモするようにしましょう。
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